Időgazdálkodás és időbeosztás

0
465

Vesztegzár alatt, világjárványtól fenyegetve élünk több mint egy hónapja. Otthon dolgozunk, egy légtérben a család, menedzselni kell a közös életet, a tanulást, a szakmai életet… De hogyan lehet mindezt jól beosztani, időben, hogy lehet, hogy kell az idővel jól gazdálkodni? Az időmenedzsmentről, avagy egyszerűen szólva az időbeosztás kérdéséről Dr. Frigy Szabolcs-Istvánt kérdeztük, aki számos hasznos tanácsot adott.

Sokszor nem valljuk be magunknak, de életünk biztonságérzetét a kiszámíthatóság adja. A szokások és rutinok, amelyek rögzültek az évek során, azt az érzetet keltik bennünk, hogy a világnak rendje van. Ezért is nehéz megélni a járvánnyal járó életmódváltozást. Az otthon tanulás és munka új készségeket kíván meg mindenkitől, kihívás elé állít gyereket és szülőt egyaránt. Ugyanakkor arra biztatnék mindenkit, hogy keressünk lehetőségeket, erőforrásokat ebben a helyzetben is. Egyik ilyen lehetőség, hogy megtanuljuk az időnket hatékonyan kezelni, amit a szakemberek időmenedzsmentnek hívnak.

Vegyük észre, hogy életünkben sokszor külső szempontok szerint osztjuk be az időnket. Az iskola, a munka, a délutáni programok olyan időpontokhoz kötöttek, amelyekbe nincs beleszólásunk, emiatt az az érzésünk, hogy nem tudjuk kontrollálni az időnket, elfolyik ujjaink között, és este az ágyba beesve csak a rohanásra emlékszünk. Ez a rövid írás felhívás arra, hogy szerezzük vissza az időnk felett a kontrollt, váljunk hatékony és tudatos időmenedzserekké. Néhány szempont, amit érdemes megfontolni:

  • Prioritizálj: a fogyasztói társadalmunk alapérzése, hogy nincs elég időnk semmire. A tervek és feladatok sokasága kavarog a fejünkben, ezek rendszerezése segít, hogy visszatérjen a kontrollérzésed. Készítsünk, akár leírva is, egy időmátrixot: vegyük sorba, mi sürgős/nem sürgős és mi fontos/nem fontos. Ebben a mátrixban négy kategória lesz: sürgős és fontos; sürgős, de nem fontos; nem sürgős és fontos; valamint nem sürgős és nem fontos. Helyezzük be a nap vagy a hét elején a feladatokat a kategóriák valamelyikébe. Soha nincs olyan, hogy két feladat egyformán fontos, mindig tudd, hogy az előtted álló napban mi a legfontosabb teendőt!
  • Gondolkodj lépésekben: a nagy feladatok előtt állva sokszor halogatjuk, hogy belekezdjünk. Segít, ha a nagy munkákat részekre bontjuk, „emészthető” feladatokra szedjük szét. Legyünk reálisak, ehhez fontos az önismeret!
  • Mindig tűzz ki határidőket: ha már megvannak az apróbb feladatok, rendelj hozzá határidőket. A halogatás az időmenedzsment legnagyobb ellensége. Ha most otthon is vagyunk, alakítsunk ki új programot magunknak. Beszéljük meg a családban, hogy mikor reggelizünk, mi fogja strukturálni a napunkat. Ne adjunk és ne vállaljunk el feladatot reális határidő nélkül.
  • Tarts szünetet: a koncentrációnak és a munkabírásnak is megvannak a határai. A hatékonyságot nagyon rontja, ha nem strukturáljuk a munkát szünetekkel. A több munkaóra nem jelent feltétlenül nagyobb hatékonyságot is!
  • Fókusz és koncentráció: jelenleg talán ez az egyik legnagyobb kihívás, hiszen ma minden a járványról szól, és teljesen leköti (ha hagyjuk) a gondolatainkat. Legyünk a napi feladatokban koncentráltak, a jó munkához elmélyülés kell.
  • Tiszteld mások idejét, hogy mások is tiszteljék a te idődet: fogadd el, hogy ami neked most sürgős, az másoknak nem biztos, hogy az. Figyelj oda, kit, mikor, milyen módon szólítasz meg. Kevésbé sürgős feladatokat küldj e-mailen, és csak a fontos/sürgős feladatokkal telefonálj vagy szólíts meg másokat „chat” alkalmazásokkal.

Nem szeretném, ha a nagy szavak, mint az időmenedzsment, azt az érzetet keltenék, hogy csak a „nagy” embereknek van szüksége rá. A lelki egészségünk is azon múlhat, hogy miként bánunk az idővel. Az a diffúz diszkomfortérzés, amit stressznek hívunk, sokszor épp azért alakul ki, mert feladataink és kötelezettségeink ott ülnek strukturáltalanul a nyakunkon. Sokat segít, ha a fenti lépéseket leírjuk, rögzítjük. Használjunk naptárt vagy bármilyen feladatkezelő programot/alkalmazást. Amit leírok, már külsővé válik és könnyebbé teszi a lelkemet!

Ha az olvasó eddig gyakran érezte azt, hogy kifolyik kezéből az idő, akkor jó hírünk van: az időmenedzsment tanulható!

Dr. Frigy Szabolcs-István

MEGOSZTÁS